ล กษณะพ เศษของเอ กเซล ม ด งน

Transcription

1 การเป ด-ป ดเอ กเซล 1. เป ดคอมพ วเตอร และเข าส โปรแกรม Windows 2. คล กป ม Start แล วเล อนเมาส ไปท ค าส ง Program เล อกโปรแกรม Microsoft Excel 3. เม อเป ดโปรแกรม Excel แล ว จะพบหน าต างของ Excel ซ งม ส วนประกอบต อไปน 7 ล กษณะพ เศษของเอ กเซล ม ด งน เซลล ค อ ช องของตารางท เราใส ข อม ลลงไป เป นส วนท คอล มน ก บบรรท ดต ดก น 2. ฟอร ม ลาบาร แถบท แสดงการท างานของเซลล ว าม การค านวณใช ส ตรอย างไร 3. คอล มน แท บช อเซลล ด านบน ต งแต A,B,C,D. AA..AZ,BB..BZ IV ม ท งหมด 256 คอล มน 4. บรรท ด (ROW) ค อ แถวท เร ยงลงมาข างล างจาก 1,2,3..16,384 แถว 5. ซ ตแท บ รายการของซ ตต าง ๆ ม ให โดยอ ตโนม ต 16 ซ ต แต สามารถต งได ถ ง 255 ซ ต 6. สเตต สบาร (Status bar) แสดงสถานะการท างานของเซลล 7. Workbook เอกสารท งหมดของหน าต างน 8. Worksheet เอกสารแต ละแผ นในเอกสารน

2 การท างานก บ Workbook และ Worksheet Workbook ก ค อ หน าจอของเอ กเซลท เราก าล งอย ซ งเปร ยบได ก บสม ดหน งเล มโดยปกต จะ ก าหนดอ ตโนม ต ไว เป น Book1 หร อ Workbook ท 1 จะประกอบด วยตารางส าหร บท างาน และ สามารถจ ดการเอกสารได ท กเซลล ถ าต องการเพ มสม ดงาน ให ใช ค าส งในรายการค าส ง แฟ มข อม ล (File) แล วเล อกใหม (New) ก จะได Book ซ งม หน าตาเหม อนก บ Book 1 ท กประการ เราสามารถเพ มสม ดงาน (Workbook) ได มากท ส ดถ ง 256 สม ดงาน ซ งก น บว ามากท เด ยว การเปล ยนช อส ดงาน ให ใช ว ธ การ บ นท กข อม ล (Save) หร อ บ นท กเป น (Save as) เพ อต งช อ ใหม ให แก สม ดงานเป นสม ดงานใหม ตามต องการ การป ดสม ดงาน การป ดสม ดงาน ให ใช ค าส งท รายการค าส ง แฟ ม (File) แล วเล อกค าส ง Exit การท างานก บแผ นงาน (Worksheet) แผ นงาน หร อ Worksheet เป นกระดาษทดเลขท อย ในสม ดงาน (Workbook) เปร ยบเสม อน กระดาษหน งแผ นท อย ในสม ด การท างานก บแผ นงานม ว ธ การปฏ บ ต ด งน การเคล อนท ไปมาในแผ นงาน

3 เราสามารถเคล อนท ไปย งส วนต าง ๆ โดยการคล กเมาส หร อใช ค ย ล กศร และใช ป มต าง ๆ บน ค ย บอร ด - ป ม Home เคล อนท ไปย งคอล มน A ในแถวท ท างานอย - Ctrl + Home ไปย งเซลล A1 - Ctrl + ล กศร ไปซ ายส ดในช ต ไปขวาส ดในช ต ไปบนส ดของช ต ไปล างส ดของช ต - PgUp เล อนข นไปท ละ 1 หน า - PgDown เล อนลงมาท ละ 1 หน า การเคล อนท ไปย งแผ นงานต าง ๆ โดยใช ป มต าง ๆ บนช ตแท บอย ด านล างส ดของหน าต าง ด งน เล อนไปย งแผ นงานแรกใน Workbook 2. เล อนไปย งแผ นงานส ดท ายใน Workbook 3. เล อนไปย งแผ นงานถ ดไปใน Workbook 4. เล อนไปย งแผ นงานก อนหน าน Workbook 3 การเล อกท างานก บแผ นงาน การเล อกท างานก บช ตม ว ธ ปฏ บ ต ด งน 1. คล กท ช ตแท บท อย ด านล างของหน าต าง Excel 2. ถ าต องการเล อกช ตท อย ต ดก นให กด Shift ค างไว แล วเล อกช ต 3. ถ าต องการช ตท ไม อย ต ดก นให กดท Ctrl แล วคล กเล อกท ละช ต 4. ถ าต องการเล อกท งเว ร คบ ค หร อ Workbook ให คล กเมาส ป มขวาตรงช ตแท บ แล วเล อก Select All Sheets

4 การใส ช ตเพ ม คล กเมาส ป มขวาตรงช ตแท บแล วเล อก Insert เล อกค าต าง ๆ ตามต องการแล วกด OK การลบช ต คล กเมาส ป มขวาตรงช ตแท บแล วเล อก Delete การลบช ตเท าก บลบข อม ลในช ตด วย การเปล ยนช อช ต โดยปกต Excel จะก าหนดช ออ ตโนม ต เป น Sheet 1,Sheet 2 และถ าเราต องการเปล ยนช อ ช ตใหม ให ปฏ บ ต งานด งน 1. คล กเมาส ป มขวาท ช อช ตท ต องการเปล ยนช อ 2. คล กท ค าส ง Rename จะได หน าต างเพ อให ใส ช อใหม พ มพ ช อลงไปได ท งภาษาไทยและ ภาษาอ งกฤษ ความยาวไม เก น 31 ต วอ กษร แล วคล กท ป มตกลง การจ ดการเก ยวก บแฟ มข อม ล แฟ มข อม ล (File) ของเอ กเซล จะม นามสก ล.xls เวลาบ นท กข อม ล (Save) หากต งช อ แฟ มข อม ลให ก าหนดนามสก ลแฟ มข อม ลเป น.xls หร อไม ก ไม ต องก าหนด โดยให เป นนาม สก ลอ ตโนม ต

5 การเป ดแฟ มข อม ลใหม การเป ดแฟ มข อม ลใหม ให ใช ค าส ง แฟ มข อม ล (File) แล วเล อก ใหม (New) หร อคล กป ม บนท ลบาร การเป ดแฟ มข อม ลเก า การเร ยกแฟ มข อม ลเก าท เคยท าและบ นท กไว แล วกล บมาแก ไข ให เร ยกโดยใช ค าส งแฟ ม (File) แล วเล อกค าส ง เป ด (Open) หร อ คล กท ป ม บนท ลบาร ก ได การเป ดแฟ มข อม ล การเป ดแฟ มข อม ลท เป ดอย ให คล กท ค าส ง File Close หร อ คล กท ป ม Control Menu Box แล วคล กท Close การบ นท กข อม ล การบ นท กข อม ลท ท างาน หร อ แก ไขเสร จแล วลงในแผ นด สก หร อ ฮาร ดด สก (Drive C) ให ปฏ บ ต ด งน 1. คล กท ค าส ง แฟ ม (File) แล วเล อก บ นท กเป น (Save as) จะได หน าต าง ด งน 2. ต งช อแฟ มข อม ลในช อง ช อแฟ ม (Name) 3. เปล ยนไดเรกทอร และไดรฟ ท ต องการ 4. ก าหนด ต วเล อก อ น ๆ ท จ าเป น 5. กดป ม จ ดเก บ หร อ Save การใช ค าส งบ นท กเป น (Save as)

6 ค าส งบ นท กเป น (Save as) ท าหน าท เด ยวก บค าส งบ นท ก (Save) ค อ การเก บบ นท ก ข อม ลลงในหน วยความจ า จะต างก น ค อ Save as ใช ในกรณ ท ต องการเปล ยนช อแฟ มข อม ลใหม การพ มพ แก ไข เพ มเต มและลบข อม ล เม อเราสามารถเป ด ป ด และจ ดการพ นฐานเก ยวก บเอ กเซลได แล ว ต อไปน เราจะได ศ กษา เก ยวก บการพ มพ การแก ไข การเพ มเต ม และการลบข อม ลท เรากรอกลงไปในเซลล ในการพ มพ ข อ ม ลม หล กการท วไปเหม อนก บการพ มพ ในเอกสารเว ร ด จะต างก นก ค อ ในเอ กเซลม ข อจ าก ดโดยข น อย ก บชน ดของข อม ลและเทคน คอ น ๆ ชน ดของข อม ล ข อม ลใน Excel ม ท งหมด 5 ชน ด ค อ 1. ต วเลข สามารถค านวณได ค อ 0-9 และจ ดทศน ยม 2. ว นท โดยม ร ปแบบต าง ๆ เช น MM/DD/YY ต วอย าง 01/01/1995 MMM/Y ต วอย าง Nov-95 DD-MMM-YY ต วอย าง เวลา ร ปแบบ 24 ช วโมงในหน งว น เช น HH:MM ต วอย าง 10:15 HH-MM-SS ต วอย าง 22:15:17 HH-MM-AM/PM ต วอย าง 10:15 PM 4. ส ตร ค อ ค าส งการทางคณ ตศาสตร ท บอกให เซลล ค านวณข อม ล เช น +,-, * = A1+A2 การหาผลรวมข อม ลในเซลล A1 ก บ A2 = A1+A2 การลบก นของข อม ลในเซลล A1 ก บ A2 = A1 * A2 * A3 การค ณก นจากเซลล A1 ก บ A2 5. เท กซ ค อ ข อความใด ๆ ท พ มพ ลงในเอ กเซลท ไม ใช ต วเลข ว นท เวลา หร อ ส ตร